Projekte auf Kurs zu halten, ist etwas, womit viele Unternehmen kämpfen. Eine Studie des Project Management Institute aus dem vergangenen Jahr zeigte, dass Unternehmen im Durchschnitt 9,9% jedes Euros aufgrund der „schlechten Projektleistung“ verschwenden, während über 40% der Projekte nicht innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und fast die Hälfte (47%) nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.
Ziel von Task Management Apps ist es, die Produktivität durch mehr Transparenz der Arbeit aus Einzel- und Teamsicht zu steigern. Analysten von Gartner prognostizieren, dass bis 2023 über 75% der Unternehmen, die ein kollaboratives Arbeits-Management-System einsetzen, berichten werden, dass ihre Teams „deutlich leistungsfähiger“ sind.
Das bedeutet, die Mitarbeiter zu entlasten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Diese Tools ermöglichen es den Benutzern, Workflow-Prozesse zu erstellen, die für sie funktionieren, so dass sie mehr Zeit damit verbringen können, die Arbeit zu erledigen, als über die Arbeit zu sprechen, die erledigt werden muss.
Was sind Task Management Apps?
Die Task Management Apps, auch als kollaboratives Arbeitsmanagement und Arbeitsplattformen bezeichnet, hat eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. Diese reichen von persönlichen Aufgabenlisten über Ad-hoc-Projekte mit kleinen Teams bis hin zu großen und komplexen Projekten mit zahlreichen Stakeholdern, wie z.B. der Einführung eines neuen Produkts, das zahlreiche Fachbereiche betrifft.
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen diese Lösungen es Unternehmen, ihre Prozesse zu strukturieren, die sich vielleicht recht häufig, vielleicht täglich, ändern.
Im Vergleich zu anspruchsvollen Project Portfolio Management (PPM)-Tools haben Task Management Apps eine sanftere Lernkurve und sind in der Regel für alle Mitarbeitertypen und nicht nur für ausgebildete Projektmanager besser zugänglich.
Gleichzeitig bieten Task Management Apps mehr Funktionalität als einfache Aufgabenlisten. Diese Lösungen werden oft als leichtgewichtige Projektmanagement-Tools angesehen, aber das ändert ihre Möglichkeiten, robuste Anwendungsgrundlagen zu schaffen.
Zu den allgemeinen Merkmalen der Arbeitsverwaltungstools gehören:
- Eine visuelle Benutzeroberfläche mit Kanban-ähnlichen Tafeln, Gantt-Diagrammen und mehr.
- Aufgabenplanung und -zuweisung
- Ein Kalender
- Benachrichtigungen und Warnungen
- Benutzerkommentare und @mentions
- Workflow-Automatisierung
- Analysen und Berichte
- Dateifreigabe und Anhänge
- Web-, Desktop- und mobile Anwendungen
In der Regel liegt der Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit im Team, um Projekte zu koordinieren. Neben den sozialen Fähigkeiten innerhalb der Apps selbst sind Integrationen mit Drittanbieter-Tools wie E-Mail oder chatbasierte Collaboration-Apps in Form von Slack und Microsoft Teams an der Tagesordnung.
Kooperationsfähigkeiten ermöglichen es Teammitgliedern und externen Mitwirkenden, die Aktivitäten zu berücksichtigen, um einen zusätzlichen Kontext für die geleistete Arbeit zu schaffen.
Ein wachsender Markt für Task Management Apps
Es gibt eine Reihe von Anbietern, die in diesem Bereich tätig sind. In einem kürzlich verfassten Forrester-Bericht über Task Management Apps für das Unternehmen wurden Wrike, Asana und Smartsheet als Marktführer positioniert. Trello, das von Atlassian 2017 für 425 Millionen Dollar erworben wurde, ist ein weiteres beliebtes Tool mit 35 Millionen Benutzerregistrierungen und einer Million Teams.
Microsoft hat auch seinen Hut in den Ring geworfen und Planner gestartet, um eine Lücke in seinem Office 365-Portfolio zu schließen. Andere auf dem Markt sind Airtable, monday.com und Workfront, während der PPM-Anbieter Planview nach der Übernahme von Projectplace im Jahr 2014 zusätzliche Funktionen für das kollaborative Aufgabenmanagement anbietet.
Die Nachfrage nach solchen Task Management Apps steigt. Laut einem aktuellen Bericht dürften die weltweiten Ausgaben für Task Management Apps von 1,5 Milliarden Euro im Jahr 2018 auf 4,0 Milliarden Euro im Jahr 2023 steigen.
Das Interesse ist groß bei den Marketing-Teams in Unternehmen, die ein flexibles Werkzeug benötigen, um mehrere Projekte zu verwalten und Inhalte auszutauschen, und verschiedene Anbieter – Wrike und Asana zum Beispiel – haben Produktlösungen entwickelt, die auf diese spezifische Aufgabe zugeschnitten sind.
Eine der Stärken von Task Management Apps ist jedoch die Flexibilität. Das bedeutet, dass solche Apps für eine Vielzahl von Aufgaben geeignet sind, von Engineering und IT bis hin zu HR und Vertrieb, und leicht an Nischenrollen (z.B. Musikproduzenten) angepasst werden können. Menschen nutzen einige dieser Apps auch, um ihr Privatleben zu verwalten: Denken Sie zum Beispiel an die Urlaubs- oder Hochzeitsplanung.
Sind sie anerkannt gehen Task Management Apps viral
Wie Slack, Dropbox und andere Cloud-Tools, die in den letzten Jahren im Unternehmen populär geworden sind, gelangen Task Management Apps typischerweise von Team zu Team an den Arbeitsplatz und verteilen sich von dort aus.
Der Hauptweg für die meisten CWM-Tools (Collaborative Work Management), um in ein Unternehmen zu gelangen, sind Testdownloads, die in die teambasierte Nutzung einfließen. Wenn Teams Wert entdecken, dehnt sich die Nutzung dann viral auf das gesamte Unternehmen aus.
In einigen Fällen (z.B. Trello und Asana) sind Aufgabenverwaltungs-Apps unter „Freemium“-Zahlungsmodellen verfügbar, die Benutzer mit begrenzten kostenlosen Versionen ansprechen und mehr Funktionen mit kostenpflichtigen Tarifen anbieten. Dieser Ansatz hat das Tool bei kleinen Unternehmen und Start-ups sowie bei kleinen und großen Unternehmen beliebt gemacht.
Anbieter von Task Management Apps konzentrieren sich auch auf die Entwicklung von Funktionen, die IT-Teams in großen Unternehmen ansprechen. Dazu gehören die von der IT geforderten Sicherheits- und Administrationstools sowie die Einhaltung bestimmter Datenschutzbestimmungen.
Während die Akzeptanz durch kleine Teams immer noch weit über den Erwartungen liegt, werden größere Implementierungen immer häufiger, da Unternehmen nach neuen Wegen suchen, die Produktivität zu steigern.
Wie bei vielen kollaborativen Technologien besteht das Haupthindernis für eine breitere Bereitstellung von Task Management Apps darin, sich bewusst zu sein, was die Tools können. Viele Menschen verstehen nicht, wie ihre aktuellen Arbeitsgewohnheiten und die Art und Weise, wie sie Teamarbeit organisieren, die Produktivität hemmen.
Zum Beispiel sind sie glücklich, dass jemand Aufgaben und Workitems in einer Excel-Tabelle organisiert und können sich keinen anderen Ansatz vorstellen. Sobald die Benutzer die Software jedoch aus erster Hand erleben, erkennen sie ihren Wert. Es gibt eine enorme Anzahl von Möglichkeiten für diese Lösungen.
5 Task Management Apps zum ausprobieren
Hier sind fünf der beliebtesten Task Management Apps, die heute verfügbar sind. Klicken Sie auf den Namen, um detaillierte Informationen über die Tools zu erhalten, einschließlich der Funktionsweise, der Funktionen, die sie anbieten, der Kosten und der Zielsetzung ihrer Unternehmen.
Asana: Asana wurde 2008 von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem Softwareentwickler Justin Rosenstein gegründet und zielt darauf ab, die Verfolgung von Arbeitsaktivitäten zu vereinfachen, indem es den Bedarf an E-Mails und unnötigen Meetings reduziert, oder wie Asana es nennt, all das, was “ Mehr Zeit für die Arbeit “ ist.
Smartsheet: Smartsheet ist ein intuitives und anpassbares Werkzeug zur Arbeitsverwaltung, das von einem breiten Spektrum von Mitarbeitern genutzt werden kann. Es basiert auf einer verbesserten Tabellenkalkulationsoberfläche, die Funktionen für Zusammenarbeit, Dokumentenfreigabe und Visualisierung sowie die Integration mit anderen Produktivitätswerkzeugen umfasst.
Microsoft Planner: Microsofts Übernahme der Aufgabenverwaltung hat einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz: Es ist in der Office 365-Suite enthalten und ermöglicht einen einfachen Einstieg in das Unternehmen. Die visuell orientierte Task Management App befindet sich in Bezug auf Komplexität und Funktionalität zwischen der tiefergehenden Project-Anwendung von Microsoft und der To-Do-Listen-App.
Wrike: Dieses Tool ist als anpassungsfähige Koordinations- und Verwaltungsplattform für eine Reihe von digitalen Arbeiten konzipiert. CEO Andrew Filev sagt, dass sich Wrike an alle Arten von Wissensarbeitern richtet, vom Einstieg bis zur C-Suite, und sowohl komplexe Aufgaben als auch vergleichsweise leichtere Anwendungen unterstützt.
Trello: Trello ist im Besitz des Projektmanagement- und Entwicklungs-Softwareanbieters Atlassian und vielleicht die bekannteste Task-Management-App. Es ist auch eines der am besten zugänglichen mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und Kanban-ähnlichen Tafeln zur Visualisierung von Workflows.