Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz will gut durchdacht sein. Verschiedene Faktoren sind entscheidend, um die Akzeptanz des Intranets bei den Mitarbeitern zu erreichen und ihnen die Arbeit damit so übersichtlich, effektiv und komfortabel wie möglich zu gestalten.
Eine Initiative für einen digitalen Arbeitsplatz auf den Weg zu bringen, ist eine große Leistung, aber CEOs sind danach oft enttäuscht. „Warum ist unsere Mitarbeitererfahrung im Vergleich zu unseren Wettbewerbern immer noch zweitklassig? Warum sinkt die Produktivität weiter? Was machen wir falsch?“ sind einige häufige Fragen von Unternehmen, die sich schwertun, eine reife Phase in der digitalen Arbeitsplatztransformation zu erreichen.
Durchdachte Strategien für den digitalen Arbeitsplatz beinhalten eine Prioritätenliste, was ein Unternehmen durch einen digitalen Arbeitsplatz am meisten erreichen muss. Lange Prioritätenlisten neigen jedoch dazu, die Vision zu vernebeln, und alle Aspekte eines digitalen Arbeitsplatzes auf einmal in Angriff zu nehmen, ist lähmend. Ein singuläres, spezifisches Ziel für einen digitalen Arbeitsplatz ermöglicht es Unternehmen, das Problem mit fokussierter Intensität anzugehen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Beliebte Top-Prioritäten für den digitalen Arbeitsplatz
Der Grad der Digitalisierung, den ein Unternehmen erreicht hat, ist ein entscheidender Faktor dafür, wie Manager eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz konzipieren. Hier sind einige gängige Prioritäten für Unternehmen in verschiedenen Stadien der digitalen Arbeitsplatztransformation.
Dokumentenmanagement
Microsoft Office- und G-Suite-Anwendungen eignen sich hervorragend für die Erstellung von Dateien, aber die Organisation und Freigabe dieser Dateien ist eine andere Sache. Dokumente werden per E-Mail hin- und hergeschickt – eine mühsame und ärgerliche Methode, besonders wenn mehr als zwei Personen an dem Prozess beteiligt sind.
Unternehmen sind auf der Suche nach einem digitalen Arbeitsplatz, an dem Mitarbeiter Dokumente mit ihrer aktuellen Produktivitätssoftware gemeinsam nutzen, bearbeiten und diskutieren können.
Prozessverbesserung
Das Wort „Automatisierung“ ist nicht mehr so beunruhigend wie früher. Immer mehr Unternehmen lassen manuelle Prozesse hinter sich, um von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren.
Unternehmen planen, Prozesse zu automatisieren und auch die Aufgabenverwaltung für Teams zu rationalisieren, die sowohl aus entfernten als auch aus ortsgebundenen Mitgliedern bestehen. Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es talentierten Mitarbeitern, mit einem Login von überall in ein bestehendes Team zu wechseln. Die Verfolgung von Aufgaben und die Einhaltung von Terminen ist einfacher, wenn die Arbeit in einer öffentlichen Plattform klar umrissen ist.
Kommunikation
Die Schwächen der E-Mail sind kein Geheimnis, und Unternehmen fügen schnell Chat- oder Collaboration-Apps hinzu, um die interne Kommunikation zu beschleunigen. Mit der zunehmenden Anzahl an Remote-Mitarbeitern steigt auch die Bedeutung einer zentralisierten Kommunikation.
Das Problem ist, dass die meisten Collaboration-Tools eigenständige Apps sind, die keine direkte Verbindung zu verwandten Aufgaben oder Elementen herstellen. Die Mitarbeiter müssen zwischen Chat- und Aufgabenverwaltungs-Apps hin- und herwechseln, was es schwierig macht, die Korrespondenz zu organisieren und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Dashboard
Daten sind der Treiber für Entscheidungen, die den zukünftigen Kurs eines Unternehmens bestimmen. Unternehmen, die Daten manuell in Tabellenkalkulationen eingeben, sind im Vergleich zu ihren agilen Wettbewerbern, die mit Echtzeitdaten ausgestattet sind, auf veraltete Informationen beschränkt.
Ob für strategische, analytische oder operative Zwecke, Unternehmen wenden sich einem digitalen Arbeitsplatz zu, der den Vorteil eines attraktiven, übersichtlichen Dashboards bietet.
Kundenbetreuung
95 Prozent der weltweiten Verbraucher geben an, dass der Kundenservice eine wichtige Rolle bei der Wahl und Bindung an eine Marke spielt, daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen den Kundenservice überarbeiten wollen.
Technologien wie Chat-Bots ersparen den Verbrauchern lästige Telefonate in der Warteschleife, aber die Bearbeitung von Reklamationstickets oder Serviceanfragen muss trotzdem zeitnah erfolgen. Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht ein dynamisches Fallmanagement, um Kunden zufrieden zu stellen.
Mobile Möglichkeiten
Um mit dem rasanten Tempo des digitalen Zeitalters mithalten zu können, ist es notwendig, von jedem Ort aus schnell Genehmigungen zu erteilen oder auf laufende Gespräche zu reagieren, ohne einen Laptop aufklappen zu müssen. Spontane Besprechungen, schnelle Beschaffung, sofortige IT-Lösungen und viele andere Vorteile einer mobilen App schaffen einen Wettbewerbsvorteil, der das Spielfeld in verschiedenen Branchen kippen kann.
Konsolidierung
Auf der Suche nach einem modernen Arbeitsplatz haben einige Unternehmen verschiedene Ein-Funktions-Apps angeschafft, aber die Daten und die Kommunikation entwickelten sich zu einem verwirrenden, fragmentierten Durcheinander. Informationen blieben in den Abteilungen siloartig verteilt und schwer zugänglich.
Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz führt Daten und Wissensmanagement von Kernsoftware in einer leicht navigierbaren Plattform zusammen. Alles, was für die Arbeit benötigt wird, findet sich an einem Ort.
Was brauchst du wirklich?
Wusstest du, dass das englische Wort „priority“ 540 Jahre lang nur in der Einzahlform verwendet wurde? Zurückgehend auf das Jahr 1400, stammt „Priorität“ von einem lateinischen Wort ab, das als „das Erste, was zu tun ist“ verstanden wird, also konnte „Priorität“ nicht mehr als eine Sache umfassen. In den 1940er Jahren setzte sich jedoch der Begriff „Prioritäten“ durch, mit der Vorstellung, dass es mehr als eine „erste“ Sache geben kann.
Die Fokussierung auf eine einzige Priorität ermöglicht es einem Unternehmen, sich intensiv mit dem kritischsten Problem zu befassen und es mit bewusstem Fokus anzugehen. Wenn du deine Prioritäten für den digitalen Arbeitsplatz auf eine einzige reduzieren müssten, die wirklich wichtig ist, welche wäre das?
Arbeitsmanagement – die grundlegende Priorität des digitalen Arbeitsplatzes
Für einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz ist es von zentraler Bedeutung, den Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit zu bieten, ihre Arbeit zu organisieren und ihre eigenen Lösungen zu erstellen. Indem man den Mitarbeitern ein intuitives Selbstbedienungs-Tool zur Verfügung stellt, können sie bei Initiativen zur digitalen Transformation an Bord bleiben, lernen, Probleme zu lösen und mit Hilfe von Technologie kreativ neue Wege zu beschreiten.
Eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz gibt einem Teammitglied zum Beispiel die Möglichkeit, eine neue Aufgabe in einer Projekttafel zu erstellen, einen manuellen Prozess durch Automatisierung umzuwandeln oder eine Projekttafel zu entwerfen, ohne die IT-Abteilung um Hilfe bitten zu müssen. No-Code-Lösungen ermöglichen einen schnelleren Fortschritt in Richtung des gewünschten Ziels – eine größere Effizienz, um schnellere und qualitativ hochwertige Ergebnisse für Stakeholder und Kunden zu liefern.
Wenn es so einfach ist, warum hat dann nicht schon längst jeder einen funktionierenden digitalen Arbeitsplatz?
In vielen Unternehmen genehmigt das Top-Management eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz, bleibt aber unbeteiligt, was zu zwei Dingen führt. Erstens sendet es die Botschaft an die Mitarbeiter, dass die Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes nicht so wichtig ist, da die Führungskräfte nicht involviert sind. Zweitens bekommen die Führungskräfte kein Gefühl dafür, wie es funktioniert, und sind außen vor, wenn eine Lösung für den digitalen Arbeitsplatz am Ende für die Benutzer schwierig ist.
Wenn neue Tools nicht effektiv funktionieren, bleiben die Mitarbeiter in siloartigen, fragmentierten Systemen gefangen und müssen ständig zwischen Apps hin- und herwechseln, um Aufgaben zu erledigen, zusammenzuarbeiten und Informationen zu finden. Der Stress steigt, die Produktivität sinkt.
Eine positive Mitarbeitererfahrung ist eng mit einem starken Arbeitsmanagement und einem florierenden digitalen Arbeitsplatz verbunden. Wenn den Mitarbeitern leistungsstarke Technologie zur Verfügung gestellt wird, die sie inspiriert, floriert die Innovation, und die Auswirkungen wirken sich auf die Produktivität im gesamten Unternehmen und auf das Kundenerlebnis aus. Eine Studie bestätigt, dass Unternehmen mit engagierteren Mitarbeitern ihre Konkurrenten sowohl bei den Finanzergebnissen als auch beim Kundenerlebnis übertreffen.