Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine digitale Zeitenwende

Die Digitalisierung ist eines der wichtigsten Phänomene des 21. Jahrhunderts, und jedes Unternehmen sollte sich dessen bewusst sein. Die Unternehmen von heute haben sich bereits auf den Weg der Digitalisierung gemacht und viele von ihnen haben diese aktuelle Herausforderung erfolgreich gemeistert.

Bei anderen Organisationen – zum Beispiel im öffentlichen Dienst – sind die Herausforderungen jedoch noch komplexer. Da öffentliche Verwaltung ganzer Bundesländer, oder in manchen Fällen sogar den internationalen Bereich betreffen und dafür bekannt sind, dass sie sich nur langsam bewegen und sehr bürokratisch sind, ist es keine leichte Aufgabe, sie für die Digitalisierung der Verwaltung zu gewinnen. Doch obwohl es eine Herausforderung ist, sich den Anforderungen zu stellen, findet die Digitalisierung der Verwaltung in einigen Ländern bereits erfolgreich statt.

Wenn wir einen Blick auf das bisher erreichte werfen, können wir getrost sagen, dass die Digitalisierung der Verwaltung mehr als möglich ist. Eines Tages werden wir alles online erledigen. Doch betrachten wir nun die Herausforderungen dieses Prozesses.

Warum ist die Digitalisierung der Verwaltung eine so große Herausforderung?

Die Digitalisierung der Verwaltung ist kostspielig, denn sie betrifft viele Ressourcen und Dienstleistungen, von den Ämtern der öffentlichen Verwaltung und der Arbeitsweise ihrer Beschäftigten bis hin zu den Dienstleistungen für die Bürger. Es steht viel auf dem Spiel: die Digitalisierung von Prozessen, die Einrichtung von Online-Datenbanken und virtuellen Ausweisen, ganz zu schweigen von Sicherheitsfragen, bei denen wir sicherstellen müssen, dass der Bürger, der einen bestimmten Dienst anfordert, auch wirklich die betreffende Person ist und dass die gewonnenen Daten sicher aufbewahrt werden.

Um die oben genannten Punkte zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie umgesetzt werden, müssen sich die Verwaltungen mit vielen anderen Unternehmen, Behörden und Einrichtungen in Verbindung setzen und sich dann individuell mit ihrem Hauptziel befassen. Auch die Planung von Aufgaben und Projekten der Digitalisierung ist zeitaufwändig und teuer und sollte nicht vernachlässigt werden. Und all das erfordert erhebliche Anstrengungen und Investitionen.

Eine zweite massive Herausforderung betrifft die Menschen. Wie bei jedem Digitalisierungsprozess geht es auch bei der Digitalisierung der Verwaltung nicht ohne die Menschen. Hinter der gesamten Digitalisierung stehen nicht nur Programmierer, Marketingteams, Behörden und die Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung, sondern vor allem die Einwohner des Landes – die Menschen, die öffentliche Dienstleistungen benötigen und deren Bedürfnisse wir mit der Digitalisierung der Verwaltung erfüllen müssen.

Und die Bedürfnisse und Erwartungen dieser Menschen spielen alle eine Rolle in diesem Prozess. Viele Beschäftigte, die seit langem in der öffentlichen Verwaltung arbeiten, sind es zum Beispiel gewohnt, Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen, oft mit viel Papier. Oft hören wir von ihnen, dass sie sich gegen die Digitalisierung sträuben – sie würden gerne so weiterarbeiten wie bisher und sind vielleicht nicht bereit, digital zu arbeiten. Und wir stehen vor ähnlichen Herausforderungen bei den Bürgerinnen und Bürgern, unter denen es Menschen gibt, die nicht an digitale Ressourcen gewöhnt sind und nun „gezwungen“ sind, Anträge und Formulare online zu stellen.

Um den Erfolg des gesamten Digitalisierungsprozesses zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, die Bedürfnisse und Erwartungen der Beschäftigten und Bürger zu erfüllen. Unter all den anderen oben genannten Anliegen wird dieser Punkt jedoch nur allzu oft als zweitrangig angesehen.

Theoretisch sollte die Umsetzung der Bedürfnisse der Menschen als Teil des Prozesses behandelt werden und daher ständig und konsequent verwaltet und gewartet werden und auch auf eigene Abteilungen zählen. Überleg mal: Es bringt nichts, in der Digitalisierung der Verwaltung viele digitale Ressourcen einzuführen und zu implementieren, wenn die Zielnutzer damit nicht zufrieden sind oder, noch schlimmer, nicht in der Lage sind, die digitalen Ressourcen und Dienste zu nutzen. Der Erfolg des gesamten Prozesses hängt von diesem Schlüsselfaktor ab.

Warum ist die Digitalisierung in der Verwaltung so wichtig?

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine Herausforderung, aber sie hat auch ihre Vorteile. Wie man so schön sagt: Ohne Fleiß kein Preis. In den genannten Beispielen müssten die Menschen dank einer erfolgreichen Digitalisierung keine Zeit mit den Wahlen verschwenden, sondern können sie einfach von zu Hause aus erledigen. So hätten die Menschen ebenso keine Probleme, die benötigten Informationen des öffentlichen Dienstes zu finden, und auch hier können sie dies von zu Hause tun.

Das ist einer der größten Vorteile der Digitalisierung der Verwaltung, denn sie ist nicht nur bequem, sondern spart auch Zeit für alle Beteiligten. Die Bürgerinnen und Bürger müssen nicht mehr zum Amt gehen oder in der Schlange stehen, um etwas zu erledigen, und auf der anderen Seite müssen die öffentlichen Einrichtungen keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen, um die Nachfrage nach Dienstleistungen zu decken, oder ihre Zeit für Aufgaben verwenden, die die Bürgerinnen und Bürger nun selbst übernehmen können.

Das Hauptziel der Digitalisierung der Verwaltung ist also definitiv eine Art von Einsparung. Da Zeit Geld ist, bedeutet ein geringerer Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben und die Erbringung von Dienstleistungen auch finanzielle Einsparungen.

Abgesehen von all den Einsparungen kann die Digitalisierung von Diensten und Prozessen auch dazu beitragen, eine Art Wertschätzung für alles zu schaffen, was digital ist, und Mitarbeiter und Bürger zu unabhängigeren digitalen Nutzern zu machen. Wenn die Bürgerinnen und Bürger sich in der digitalen Welt zurechtfinden und sich befähigt fühlen, werden sie immer mehr bereit sein, digital zu arbeiten. Wenn es richtig gemacht wird, kann die Digitalisierung der Verwaltung für alle Beteiligten von großem Nutzen sein.

Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung richtig angehen

Wie bereits erwähnt, müssen die Erwartungen der Menschen bekannt sein und erfüllt werden, damit ein Digitalisierungsprozess erfolgreich sein kann. Wir müssen sicherstellen, dass die Menschen digitale Ressourcen gut nutzen können und mit ihnen zufrieden sind.

Dies kann erreicht werden, indem wir sicherstellen, dass die digitalen Plattformen benutzerfreundlich und intuitiv sind, und indem wir das Feedback der Nutzer sammeln und diese digitalen Ressourcen auf der Grundlage dieses Feedbacks ständig verbessern. Einige Denkanstöße zum Sammeln von Feedback findest du in diesem Artikel.

Außerdem können wir dir nur empfehlen, das Leben der Nutzer zu vereinfachen, indem du nicht nur nutzerfreundliche digitale Ressourcen bereitstellst, sondern auch dafür sorgst, dass bei der Digitalisierung der Verwaltung die Nutzer Aufgaben erledigen, Anfragen stellen und die benötigte Unterstützung an einem Ort erhalten: auf der Plattform selbst.

Digitale Adoptionslösungen (DAS) sind eine großartige Möglichkeit, die Nutzer in der digitalen Welt zu halten und ihnen all die Unterstützung zu bieten, die sie brauchen, wo und wann sie sie brauchen: auf den Online-Plattformen oder Portalen selbst, während sie diese nutzen. Digitale Adoptionslösungen können ein sehr mächtiger Verbündeter sein und dazu beitragen, dass Beschäftigte und Bürger zu mündigen und selbstbewussten digitalen Nutzern werden.

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

Die Rechtsgrundlage für das bundesweite Großprojekt der Digitalisierung der Verwaltung ist das Onlinezugangsgesetz (OZG). Das OZG regelt die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen und deren Bereitstellung über Verwaltungsportale. Voraussetzung dafür sind eine effiziente Arbeitsteilung, eine moderne Infrastruktur und einheitliche Richtlinien.

Bis heute können Anträge und Formulare keineswegs flächendeckend elektronisch ausgefüllt werden. Die öffentliche Verwaltung hat einen großen Bedarf an mehr. Sie wird von Experten als „nur bedingt zukunftsfähig“ angesehen. Bei den letzten Umfragen zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung liegt Deutschland weltweit im letzten Drittel.

Zusammenfassung zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine der größten Herausforderungen für die heutige digitale Gesellschaft, aber wir sollten unsere Behörden dazu bewegen, in diesen Bereich zu investieren – zum Wohle aller. Wir haben konkrete Beispiele gesehen, die zeigen, dass dieser Prozess nicht unmöglich ist und dass er für alle Beteiligten sehr vorteilhaft sein kann, da er Zeit und Geld spart, wenn er erfolgreich umgesetzt wird. Auch wenn es auf den ersten Blick sehr teuer und mühsam erscheint.

Wenn wir den Nutzer in den Mittelpunkt der Digitalisierung stellen, haben wir gute Chancen, erfolgreich zu sein – selbst in einem so schwierigen Bereich wie dem öffentlichen Dienst. Und hier ist es wichtig, es für die Nutzer einfach zu halten. Das Sammeln und Verarbeiten von Feedback und das Halten der Nutzer durch das Anbieten von In-App-Anleitungen und den Einsatz eines Digitale Adoptionslösungen können äußerst hilfreich sein, um die Herausforderungen der Digitalisierung der Verwaltung zu meistern.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung der Verwaltung