Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind die Drehkreuze des digitalen Wandels

Kannst du dich daran erinnern, wann du das letzte Mal einen Fuß in eine Bank gesetzt hast? Wenn es dir wie vielen anderen geht, ist das wahrscheinlich schon ein paar Jahre her. Das liegt daran, dass die meisten Dinge, für die wir früher zur Bank gegangen sind – Schecks einreichen, Geld überweisen, automatische Zahlungen einrichten – heute online erledigt werden können.

Manche Banken haben nicht einmal mehr eine traditionelle Filiale: Sie sind vollständig digitalisiert, und das ist es, was die Kunden erwarten. Die Banken haben nahezu vollumfänglich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen umgesetzt.

Doch während viele Unternehmen online sind, liegen ihre internen Prozesse noch im Dunkeln. Damit dein Unternehmen nicht ins Hintertreffen gerät, findest du hier eine gute Anleitung, wie du die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nutzen kannst, um die sich verändernden Kundenwünsche zu erfüllen und mit der sich wandelnden Welt der Modernisierung Schritt zu halten.

Im letzten Jahrzehnt haben neue Technologien verschiedene Wege gefunden, um neue Wege zu beschreiten, vor allem in der Unternehmenswelt. Dank der Technologie werden Prozesse, die bis vor kurzem noch langsam, manuell und mit einigen Fehlern durchgeführt wurden, nun automatisiert.

Diese Maßnahmen haben alle Unternehmen, die ihre Prozesse automatisiert haben, zu großem Erfolg katapultiert. Die Einführung der Digitalisierung in Geschäftsmodelle und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hilft dabei, die Durchlaufzeiten zu erhöhen und fördert einen maßgeschneiderten Service.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen – eine Definition

In einer Zeit, in der jeder Service sofort und zufriedenstellend sein muss, haben sich Unternehmen neue Technologien zunutze gemacht, um effizienter zu werden und die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen. Die Digitalisierung von Prozessen ist der Schlüssel, um nicht nur effizienter zu werden, sondern auch um einen Wettbewerbsrückstand zu vermeiden.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen besteht darin, die Abläufe in einem Unternehmen an die neuen digitalen Umgebungen anzupassen. Darüber hinaus werden mit der Prozessautomatisierung alle Informationen, die ein Unternehmen verwaltet, digital verfügbar.

Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen findet dein Unternehmen neue Möglichkeiten und Wege, um die Arbeit effektiver zu gestalten. Sie fördert die Softwareentwicklung, das Lieferkettenmanagement und erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse.

Besseres Kundenerlebnis

Dank der Digitalisierung von Prozessen und der Abschaffung manueller Prozesse kann dein Unternehmen dafür sorgen, dass die Kunden ein viel zufriedenstellenderes Erlebnis haben. Ein schnellerer, bequemerer und effektiverer Service kann der Schlüssel zu Kundentreue und Unternehmenswachstum sein.

Darüber hinaus ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen praktisch ein Muss. Es ist erwiesen, dass das Überleben von Unternehmen von ihrer Fähigkeit abhängt, sich an die Umwelt anzupassen. Diejenigen, die das nicht tun, werden am Ende zurückgelassen. Das Sprichwort „Erneuern oder aussterben“ ist heute aktueller denn je.

Mobilität im Unternehmen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet eine konsequente Verbesserung der Kommunikation zwischen Arbeitsgruppen. Durch den Einsatz digitaler Tools, mit denen du vor Ort Informationen sammeln, Berichte versenden und Arbeitsaufträge erstellen kannst, kannst du die Unternehmensmobilität in deinem Unternehmen effizient und erfolgreich umsetzen.

Die Prozesse deines Unternehmens zu digitalisieren bedeutet, dass du den physischen Arbeitsplatz auf einem mobilen Gerät nachbilden kannst. Auf diese Weise können die Beschäftigten dieselben Aufgaben von jedem Ort aus und viel schneller erledigen.

Schnellere und produktivere Prozesse

Im Alltag eines jeden Unternehmens gibt es einige Aufgaben, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und nicht sehr produktiv sind. Verwaltungsaufgaben stellen keinen Mehrwert für das Unternehmen dar und nehmen einen großen Teil der investierten Zeit in Anspruch. Genau diese Aufgaben müssen digitalisiert werden, um produktiver zu werden und die Zeit in andere Aktivitäten investieren zu können.

Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist es möglich, Vorgänge wie das Unterschreiben von Dokumenten, das Versenden von Berichten und sogar das Empfangen und Ausstellen von Bestellungen durchzuführen. Dadurch werden die Wartezeiten erheblich verkürzt und der Arbeitsablauf gestrafft, was die Produktivität direkt erhöht.

Die Zeit, die früher für die Nachverfolgung von Projekten, Lagerbeständen, Serviceberichten und die Kontrolle von Zeitplänen aufgewendet wurde, wird nun stark reduziert. Durch den Einsatz digitaler Technologien kann die Kommunikation zwischen den Teams gestrafft werden.

Auf diese Weise wird der Arbeits- und Informationsfluss dank der Übertragung von Daten in Echtzeit verbessert. Dies führt zu einer höheren Produktivität und geringeren Kosten. Du musst dich nicht mehr auf die traditionellen Nachrichtenkanäle verlassen, um Informationen an deine Kunden oder Partner zu übermitteln.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Effizienz deines Unternehmens zu steigern, ist es, die Wartezeiten immer weiter zu verkürzen.

Prozessautomatisierung

Dank der Digitalisierung von Geschäftsprozessen können viele Prozesse in deinem Unternehmen automatisiert werden. Von deinem Smartphone aus kannst du wichtige Informationen abrufen, mit Kunden kommunizieren oder Vorfälle klären. Prozesse wie das Sammeln von Informationen im Außendienst, Inspektionen, Audits und Qualitätskontrollen können automatisiert werden.

Außerdem kannst du die Erstellung und Versendung von Berichten von jedem Ort aus automatisieren. Das bedeutet eine erhebliche Reduzierung der Zeit, die bisher für die manuelle Durchführung dieser Aufgaben aufgewendet wurde.

Sichere und zugängliche Informationen

Der Zugriff auf die Informationen, die jeden Tag in deinem Unternehmen anfallen, ist jetzt einfacher und sicherer. Die aufgezeichneten Daten bleiben in einem System gespeichert und du kannst sie für deine Analysen einsehen und exportieren. Durch diese Optimierung und Digitalisierung von Prozessen ist es schwieriger, Informationen zu verlieren.

Weniger Prozessfehler

Die Digitalisierung von Prozessen hat auch dazu geführt, dass die Unternehmen immer weniger Fehler machen. Wenn sie doch Fehler haben, können sie rechtzeitig erkannt und behoben werden.

Ein klares Beispiel für diesen Vorteil sind die Technikern, die mit digitalen Werkzeugen Daten in Echtzeit erfassen, wenn sie vor Ort sind. Auf diese Weise werden Fehler bei der Datenerfassung und bei der Erstellung von Berichten, Budgets, Arbeitsberichten usw. vermieden.

Gesteigerte Mitarbeitermotivation

Werkzeuge zu haben, die deine Arbeit erleichtern, und neue und effektivere Wege zu finden, sie auszuführen, ist extrem wichtig. Sie können die Motivation der Beschäftigten um bis zu 35 % steigern und sind ein überzeugender Grund, den Sprung zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu wagen.

Wie kann man die Digitalisierung von Prozessen umsetzen?

Um die Digitalisierung von Prozessen in deinem Unternehmen durchzuführen, musst du zunächst die aktuelle Situation analysieren. Sobald das klar ist, musst du eine Strategie entwickeln, die es dir ermöglicht, kleine Schritte in Richtung Digitalisierung von Prozessen zu gehen.

Um alle möglichen Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, ist es wichtig, ein Expertenteam zu haben. Diese Experten müssen nicht nur deine Bedürfnisse verstehen, sondern auch ein Interesse an zuverlässigen und einfach zu implementierenden technologischen Werkzeugen haben.

Bevor du Änderungen vornimmst, ist es wichtig, die aktuellen Beziehungen zwischen den Abteilungen deines Unternehmens zu analysieren. Es ist auch wichtig, die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden zu analysieren. So kannst du die wichtigsten Punkte identifizieren, bei denen dir die Digitalisierung von Prozessen helfen kann.

Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in deinem Unternehmen bedeutet, dass du die Prinzipien des elektronischen Geschäftsverkehrs auf deine realen Prozesse anwendest. Das bedeutet, dass du deine aktuellen Prozesse z.B. in einer cloudbasierten, visuellen Plattform dokumentierst, um sie zu perfektionieren und gleichzeitig die Technologie zu nutzen, um diese Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren und zu rationalisieren.

Es gibt drei Arten von digitalen Prozessen:

• Operative Prozesse – Eine organisierte Reihe von Aktivitäten, die zu einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder einer Geschäftsmethode führen.
• Managementprozesse – Ziele setzen, die Organisation führen und Aktivitäten und Aufgaben ausführen.
• Unterstützende Prozesse – Prozesse, die die Kernfunktionen des Unternehmens selbst unterstützen.

Beispiel der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen in deinem Unternehmen kann viel Arbeit bedeuten, aber sie lohnt sich. Und es ist eine Notwendigkeit. Wenn du das nicht tust, bist du gegenüber deinen Konkurrenten deutlich im Nachteil – ein Nachteil, der dich letztendlich aus dem Geschäft drängen könnte.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Wenn du dich entscheidest, das Rechnungswesen zu digitalisieren, musst du zunächst ein einfaches und schnelles Verfahren zum Sammeln und Hochladen von Daten einrichten. Mit anderen Worten: Du musst alle deine Dokumente an einem Ort sammeln. Zu diesem Zweck wird in den allermeisten Fällen ein sicherer Cloud-Speicher verwendet, der alle europäischen und tschechischen Standards erfüllen muss.

Der unbestreitbare Vorteil des Cloud-Speichers ist, dass du dir keine Gedanken darüber machen musst, wo du dich befindest. Du kannst deine Dokumente von überall und jederzeit hochladen. Wandle sie einfach in digitale Form um – indem du sie fotografierst oder einscannst – und lade sie dann einfach per Computer oder E-Mail auf den Speicher hoch.

Du kannst gespeicherte Dokumente jetzt einfach bearbeiten, sie Aufträgen oder Zahlungsprioritäten zuordnen. Der Genehmigungsprozess selbst hat in der Regel mehrere Stufen, und die Arbeit kann auf mehrere Personen aufgeteilt werden. In dem Moment, in dem du einen elektronischen Beleg genehmigst, wird er automatisch in das synchronisierte Buchhaltungssystem gebucht. Im Idealfall erfolgt die Buchung durch einfaches Bestätigen der vorbereiteten Daten.

Die gebuchten Belege werden sofort für die Langzeitarchivierung gespeichert. Die Dokumente werden zu Prüfzwecken mit qualifizierten Zeitstempeln und Unterschriften versehen.

Die Zeitersparnis bei der manuellen Dateneingabe und die geringeren Kosten für die Rechnungsbearbeitung sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile. Die digitalisierte Rechnungswesen bringt dir auch noch andere Vorteile:

• Die Dokumente sind für berechtigte Personen jederzeit und von überall aus zugänglich. Es spielt keine Rolle, ob du eine eigene Buchhaltungsabteilung hast, eine Buchhaltungsfirma bist oder deine Buchhaltung auslagerst.
• Du kannst alle Informationen wie Buchungsdetails, Kosten und Status einfach markieren.
• Du wirst Papier los und reduzierst den Lagerbedarf. Gleichzeitig werden die Druckkosten gesenkt.
• Digitale Dokumente sind schneller und einfacher zu durchsuchen als Papierdokumente.
• Deine Buchhaltungsunterlagen sind sicher. Es besteht kein Risiko eines Diebstahls oder einer Beschädigung, z.B. durch Überschwemmungen. Deine Daten werden einfach in der Cloud gespeichert. Sie ist einfach zu verwalten, für kleinere Unternehmen ohne IT-Abteilung geeignet und sicher.

Darüber hinaus gibt es noch weitere entscheidende Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen:

Alles wird in der Cloud gespeichert

Ein cloudbasiertes Unternehmen hilft dir, deine Dokumentationsbibliothek zu pflegen und macht deine Prozesse flexibler. Die Redundanz von Dokumenten ist wichtig. Wenn ein Dokument nur auf einer einzigen Festplatte gespeichert ist, ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas mit der physischen Hardware passiert, ziemlich hoch und das könnte den Verlust wertvoller Informationen bedeuten.

Cloud-Speicherung bedeutet auch, dass ein Dokument, das von einer Person aktualisiert wird, in Echtzeit für alle aktualisiert wird. Du brauchst dir keine Sorgen mehr über veraltete oder ungenaue Informationen zu machen.

Jeder kann auf die notwendigen Informationen zugreifen

Damit alle auf dem gleichen Stand sind, müssen die Informationen an einem zugänglichen Ort gespeichert werden, z. B. in der Cloud. Indem du deinen Teammitgliedern Zugang zu den benötigten Informationen gewährst, hältst du das Geschäft in Schwung und setzt den Standard für eine einzige Quelle der Wahrheit.

Stell dir vor: Wenn dein Kunde eine Frage zu einer Rücksendung hat und alle Rücksendungsinformationen in einem internen Wiki gespeichert sind, ist es für dein Kundenservice-Team einfach, auf diese Wiki-Seite zuzugreifen und schnell genaue Rücksendungsinformationen bereitzustellen. Ohne diesen einfachen Zugang muss dein Teammitglied jemand anderen fragen – was bedeuten könnte, dass es sich auf Informationen aus dritter Hand verlässt, die möglicherweise ungenau sind – oder wertvolle Zeit mit der Suche nach Unterlagen verbringen. Wenn Informationen digitalisiert sind, können sie sofort weitergegeben werden.

Schnellere Anpassung an agile Umgebungen

Ein agiles Team sollte Veränderungen begrüßen und sich schnell an sie anpassen. Ein Unternehmen, das nicht digital ist, ist genauso unflexibel und anfällig wie die antiken Systeme, auf die es sich verlässt. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es, dass Prozesse schnell geändert werden können und jedes Teammitglied diese Änderung sofort sehen kann.

Senkung der Betriebskosten

Weißt du noch, wie es früher war, ein Angebot für eine Autoversicherung einzuholen? Dazu musste man anrufen, mit einem Kundenbetreuer sprechen, ein Angebot am Telefon einholen und dann die Dokumente per Post unterschreiben. Das kostete die Kfz-Versicherung viel Geld. Jeder Kostenvoranschlag bedeutete eine erhebliche Investition an Zeit und Ressourcen.

Dank der Online-Angebote kann ein einzelnes Kfz-Versicherungsunternehmen mithilfe von Algorithmen und maschinellem Lernen sofort und ohne menschliches Zutun Angebote erstellen und eine unbegrenzte Anzahl von Angeboten für eine beliebige Anzahl von Kunden online bereitstellen. Der Betrieb des Unternehmens kostet viel weniger Geld, und die Zahl der Kunden ist viel höher.

Wende dieselbe Strategie auf die Prozesse in deinem Unternehmen an. Mit der Digitalisierung von Prozessen werden menschliche Eingriffe und Kosten auf ein Minimum reduziert, die Effizienz maximiert und Fehler reduziert.

Remote-Arbeit ermöglichen

Remote-Arbeit ist heute keine Neuheit mehr, sondern eine Selbstverständlichkeit. Remote-Arbeit ermöglicht es Unternehmen, überall auf der Welt auf Top-Talente zuzugreifen und gleichzeitig die Kosten für Miete und ähnliche Ausgaben zu senken.

Der Haken an der Sache ist, dass ein Unternehmen vollständig digitalisiert sein muss, um Beschäftigte aus der Ferne aufnehmen zu können. Jeder Prozess muss online abgebildet werden. Das bedeutet, dass dein Unternehmen Videokonferenzen, digitale Aufgabenverwaltungssysteme, Cloud-basierten Speicher, Online-HR-Systeme, Instant Messaging und vieles mehr unterstützen sollte.

Wie du deine Prozesse digitalisierst

Da du dein Unternehmen am besten kennst, weißt du auch, wie du am besten auf digitale Prozesse umstellen kannst. Diese Liste ist nicht erschöpfend, aber hier sind einige Möglichkeiten, um anzufangen:

Bestimme den Endzustand und gehe von dort aus

Mit anderen Worten: Arbeite rückwärts. Dokumentiere, wie dein ideales Unternehmen aussehen würde. Dabei musst du dich nicht auf das beschränken, was derzeit realistisch ist. Sobald du dein Wunschergebnis dokumentiert hast, kannst du die Schritte untersuchen, die nötig sind, um dorthin zu gelangen.

Denke zuerst an deine Kunden

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen soll letztlich deinen Kunden zugute kommen. Beginne also mit der Bestimmung des idealen Nutzererlebnisses, das du schaffen möchtest, dokumentiere es und arbeite dann an der Entwicklung von Prozessen, um dieses ideale Erlebnis Wirklichkeit werden zu lassen.

Überdenke, wie du neue Prozesse einführst

Es ist eine Sache, ein digitales Aufgabenmanagementsystem zu kaufen, aber eine ganz andere, dein Team dazu zu bringen, es zu benutzen. Sobald du dich entschieden hast, wie du neue Systeme und Prozesse einführen willst, musst du festlegen, wie sie erfolgreich in dein Unternehmen integriert und in deinen Teams bekannt gemacht werden können.

Verlege die gesamte Prozessdokumentation online

Digitale Prozesse funktionieren nur dann, wenn sie im gesamten Unternehmen dokumentiert und einheitlich sind. Dokumentiere jeden Prozess und speichere ihn dann in der Cloud, damit du darauf zugreifen und darauf verweisen kannst.

Weitere Beispiele für die Digitalisierung von Prozessen

Überwältigt? Das muss nicht sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du deine aktuellen Prozesse in digitale Prozesse umwandeln kannst:

Sprintplanung – Die Sprintplanung kann leicht dokumentiert und in der Cloud gehostet werden.

Digitales Whiteboarding – Denkst du, Brainstormings können nur persönlich durchgeführt werden? Bestimmt nicht. Dazu gibt es genügend Tools wie Miro etc.

Onboarding – Onboarding muss nicht im Büro stattfinden. Finde heraus, wie du deine Einführungsprozesse verbessern kannst, indem du z.B. die Digitalisierung der HR Prozesse in Angriff nimmst.

Denk daran, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen keine einmalige Sache ist. Um dein Unternehmen gesund zu erhalten, musst du deine Prozesse ständig aktualisieren und anpassen, um mit dem aktuellen technologiegetriebenen Umfeld Schritt zu halten. Aber die gute Nachricht ist, dass du, wenn du es einmal getan hast, das Vertrauen und die Fähigkeiten hast, dich ständig weiterzuentwickeln.

Wenn du dich entscheidest, dein Unternehmen zu digitalisieren, erwarte nicht, dass sich das von heute auf morgen ändert. Wir wissen aus Erfahrung, dass es mehrere Monate dauern kann, bis die Systeme richtig funktionieren und neue Prozesse eingeführt sind.

Aber es ist sicher, dass die anschließende Zeit- und Kostenersparnis es wert ist. Dank der Online-Verfügbarkeit werden Fehler durch das manuelle Abschreiben von Daten vermieden. Es gibt keine doppelten Dokumente, Informationen müssen nicht per E-Mail verschickt werden, alles wird an einem Ort bearbeitet. Das Ergebnis sind vereinfachte und vereinheitlichte Geschäftsprozesse.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen