Mensch vs. Maschine: Wie die Human Resources Digitalisierung die HR-Branche beeinflusst

Die Human Resources Digitalisierung ist eine Prozessoptimierung, bei der soziale, mobile, analytische und Cloud-Technologien eingesetzt werden, um die Personalabteilung effizienter, effektiver und vernetzter zu machen. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine tektonische Verschiebung in der Art und Weise, wie die Personalabteilung arbeitet.

Die Anwendung neuer Technologien allein macht HR jedoch noch nicht digital. Die digitale Personalabteilung sollte auch Kultur, Talente, Strukturen und Prozesse aufeinander abstimmen, um ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Innovation zu schaffen und um einen messbaren Einfluss auf das gesamte Unternehmen zu haben, während es sich kontinuierlich wandelt.

Was ist die Human Resources Digitalisierung?

Die Human Resources Digitalisierung des Personalwesens (HR) ist die bedeutendste Veränderung, die Organisationen betrifft, und hat in den letzten Jahren exponentiell zugenommen; die Personalabteilung muss neue Methoden und Verfahren anwenden, um mit der schnellen Modernisierung der Belegschaft Schritt zu halten.

Die Vorteile eines systematischen Prozesses liegen in der Schaffung neuer operativer HR-Prozesse, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Zugang zu Datenanalysen zu verbessern.

Die Human Resources Digitalisierung eines Unternehmens umfasst vier Phasen:

• HR-Effizienz. In dieser Phase investieren Unternehmen in Technologieplattformen, die HR-Prozesse effizient verwalten, und bauen diese auf; oft über bestehende HR-Technologieanbieter.
• HR-Effektivität. In dieser Phase wird die Technologie genutzt, um Praktiken in den Bereichen Personal wie, Personalbeschaffung, Recruiting, Schulung, Leistungsmanagement, Kommunikation und Arbeit zu verbessern.
• Informationen. In dieser Phase werden Informationen zum Nutzen des Unternehmens weitergegeben. Daten sind zugänglich, interne Daten werden mit externen Daten kombiniert und die Personalanalyse wird genutzt, um geschäftsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen.
• Vernetzung und Erfahrung. In der letzten Phase wird die digitale Personalarbeit genutzt, um eine Vernetzung zwischen den Menschen zu schaffen. Soziale Netzwerke werden genutzt, Erfahrungen zwischen Menschen werden geschaffen und die Technologie ermöglicht ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit.

Wie die HR-Digitalisierung die Personalabteilung verändert

So wie die digitale Technologie unser tägliches Leben verändert hat, so verändert sie jetzt auch die Personalabteilung. Sie ermöglicht die Human Resources Digitalisierung der Personalabteilung folgende Möglichkeiten:

Daten und Analytik zu nutzen

Langsam, aber sicher beginnt die Personalabteilung zu verstehen, welchen Wert Datenanalysen für das Unternehmen haben können. Personalauswahl, Lernen und Entwicklung, Mitarbeiterengagement – es gibt HR-Technologien, die jeden einzelnen Teil des Lebenszyklus eines Mitarbeiters messen.

Die Frage ist jedoch, ob es genug Personalverantwortliche gibt, die diese Daten sinnvoll nutzen können.

Zukunftssichere Rekrutierung

Mit einem nahtlosen mobilen (Bewerbungs-)Erlebnis, einem datengesteuerten Auswahlprozess und einem individuellen, auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenen Onboarding-Programm, das auf künstlicher Intelligenz basiert. Das sind nur einige der vielen Beispiele dafür, wie sich die Personalbeschaffung digitalisiert.

Verbessere das Mitarbeitererlebnis

Für die Beschäftigten dieses Jahrhunderts ist die Grenze zwischen ihrem Berufs- und ihrem Privatleben fließend geworden. Ja, sie checken ihren Social-Media-Account während der Arbeitszeit, aber sie checken auch ihre Arbeits-E-Mails am Wochenende.

Daher erwarten sie, dass sie wie Kunden behandelt werden, und sie wollen, dass ihr Arbeitgeber ihnen ein ähnliches Nutzererlebnis bietet, wenn es um die digitale Arbeitsumgebung geht.

Biete den Beschäftigten Self-Service-Tools an

Dieser Punkt steht im Einklang mit einer verbesserten Mitarbeitererfahrung, konzentriert sich aber auf die HR-Seite. Genauso wie die Beschäftigten selbst entscheiden möchten, wie und wann sie ihre beruflichen E-Mails und ihr Arbeitspensum verwalten, möchten sie auch ihre Personaldaten verwalten.

Sei wettbewerbsfähig im Kampf um Talente

Millennials und die Generation Z – also die zukünftigen Arbeitskräfte – sind ständig mit den sozialen Medien verbunden und kleben an ihren Smartphones. Unternehmen, die diese digitalen Technologien für verschiedene HR-Zwecke nutzen – z. B. für die Personalbeschaffung, die Vorauswahl und das Lernen sowie die Entwicklung – haben einen erheblichen Wettbewerbsvorteil, wenn es darum geht, diese anspruchsvolle Generation von Arbeitnehmern für sich zu gewinnen.

Was sind die Herausforderungen bei der Humann Ressource Digitalisierung?

Im Schnitt hinken die KMU bei der Umsetzung der Human Resources Digitalisierung und der Einführung von digitalen HR-Lösungen hinterher. Das kann verschiedene Gründe haben, von finanziellen Zwängen bis hin zu bürokratischen Hürden im Management. Die Haupthindernisse für die Einführung digitaler Lösungen sind folgende:

• Ineffizientes System bei der Konsolidierung von Aufgaben.
• Ineffektive und unsystematische Daten.
• Hohe Kosten für Plattformprozesse.
• Unklarheit darüber, ob die Digitalisierung ihren Job überflüssig macht.

Unabhängig davon, ob Unternehmen die Human Resources Digitalisierung akzeptieren oder nicht, die Welt befindet sich im digitalen Wandel und Unternehmen, die sich nicht digitalisieren, laufen Gefahr, in einem zunehmend Internet lastigen Umfeld an Bedeutung zu verlieren. Der Silberstreif am Horizont ist, dass die Entwicklung gezeigt hat, dass die Beschäftigten nach Möglichkeiten suchen, sich weiterzubilden, die Effizienz digitaler Werkzeuge zu erlernen und die Datengenauigkeit zu verbessern.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Human Resources Digitalisierung voranzutreiben?

Papierlos werden: Angesichts der täglichen Nutzung von E-Mails und Microsoft Office ist es nicht verwunderlich, dass viele HR-Prozesse noch immer nicht papierlos sind. Dazu gehören riesige Stapel von Formularen für Leistungsansprüche, Urlaubsanträge und andere Dinge, die einen beträchtlichen Aufwand bei der Nachverfolgung und Organisation erfordern, ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Bearbeitung benötigt wird.

Bei Papierkram, der abteilungsübergreifend genehmigt werden muss, wandert ein Blatt Papier durch mehrere Stockwerke, um die notwendigen Unterschriften zu erhalten. Bedenke, dass die Personalabteilungen großer Unternehmen jeden Tag Hunderte, wenn nicht Tausende von Papieren bearbeiten. Ganz zu schweigen davon, dass einige Unternehmen Sachbearbeiter zur Dateneingabe einstellen, die Informationen aus Papierdokumenten in Excel-Tabellen eintippen.

Self-Service-Apps für Mitarbeiter: Heutzutage wird alles durch mobile Apps erleichtert. Der Einsatz intelligenter Anwendungen hat die HR-Prozesse für die Beschäftigten vereinfacht und verändert die Art und Weise, wie die Beschäftigten mit dem Unternehmen interagieren.

Mobile Apps helfen den Beschäftigten, Informationen auf Knopfdruck abzurufen, ohne dass sie sich an die Personalabteilung wenden müssen, um Transaktionsinformationen zu erhalten. Das ist Mitarbeiter Self-Service in seiner besten Form.

Mittlerweile sind viele Systeme entwickelt worden wie z.B., dass die Zeit, die Berater mit ihren Kunden verbringen, sowie die abrechenbaren Stunden erfasst und mit denen ihrer Kollegen vergleicht. Anhand der Daten liefert das System intelligente Vorschläge zur Verbesserung ineffektiver Arbeitsweisen. Eine andere Anwendung analysiert die Stimme des Nutzers und erkennt Beschwerden, damit der Mitarbeiter Maßnahmen ergreifen kann, um sein Wohlbefinden zu verbessern.

Rekrutierung über soziale Medien: Mit dem Aufkommen der sozialen Medien hat sich die Personalbeschaffung verändert. Xing und LinkedIn hat zum Beispiel die Art und Weise verändert, wie Menschen ihr Profil präsentieren und wie Personalverantwortliche den Hintergrund eines Bewerbers besser verstehen können. Darüber hinaus helfen soziale Plattformen wie Facebook dabei, die Persönlichkeit eines Bewerbers einzuschätzen.

Viele Unternehmen berichten von Ihren positiven Erfahrungen das Social Recruiting ihnen geholfen habe, passive Kandidaten zu finden und das Social Media Recruiting erfolgreich eingesetzt haben.

Gamification am Arbeitsplatz: Die Anwendung der Spieldynamik in typischerweise nicht spielerischen Kontexten hilft Unternehmen, das Engagement ihrer Mitarbeiter zu steigern. Zum Beispiel können Unternehmen Mitarbeiter belohnen, wenn sie ihre KPIs erreichen, ihre Bemühungen bei der Bewältigung schwieriger Situationen anerkennen oder einfach nur ein guter Kollege sind!

Unternehmen können auch Echtzeit-Ranglisten einführen, um einen freundschaftlichen Wettbewerb zwischen Kollegen zu schaffen. Das ermutigt die Beschäftigten, miteinander zu interagieren und ihre Leistung zu steigern.

Mitarbeiteranalyse: Es ist wichtig, dass das Verständnis des Unternehmens für die Beschäftigten mit dem tatsächlichen Szenario übereinstimmt. Oft neigen Unternehmen dazu, Annahmen zu treffen oder sich auf Branchen-Benchmarks zu verlassen, aber ist das auch richtig? Außerdem müssen sich die Unternehmen mit der Entwicklung der Millennials an den demografischen Wandel anpassen. Wie kann man das Verhalten der Beschäftigten erfassen, das eher qualitativ als quantitativ ist?

Training und Schulungen: Die Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt kann ein echter Albtraum sein. Ein cloudbasiertes Schulungssystem kann dieses Problem lösen, wobei die einzige Voraussetzung eine Internetverbindung ist.

Vorbei sind die Zeiten, in denen die Beschäftigten physisch anwesend sein müssen, um an einer Schulung teilzunehmen. Text-, Video- und Audiomaterialien können mit einem Mausklick zur Verfügung gestellt werden. In Verbindung mit der VR-Technologie können die Beschäftigten sogar an praktischen Schulungen teilnehmen, die sie jederzeit wiederholen können.

Digitale Plattformen: Was haben Unternehmen wie Uber, Airbnb und Spotify gemeinsam? Sie sind digitale Plattformen, die zwei oder mehr Gruppen von Menschen miteinander verbinden, die entweder ein Produkt oder eine Dienstleistung suchen oder anbieten. Dadurch entsteht ein dezentraler Ansatz, bei dem die Menschen mit nur einem Klick Zugang zu vielen Optionen haben. Ein Netzwerk-Effekt entsteht.

Digitale Kultur: Schließlich haben digitale Plattformen in verschiedenen HR-Prozessen eine neue Kultur hervorgebracht, die für die wachsende Gruppe der Millennials relevant ist. Wenn die Babyboomer und die Generation X in den Ruhestand gehen, wird die Belegschaft eines Unternehmens hauptsächlich aus Millennials bestehen.

Diese Gruppe junger und leidenschaftlicher Erwachsener ist mit Technologie aufgewachsen und weiß, wie sie diese zu ihrem Vorteil nutzen kann. Außerdem spricht sie diese Art von digitaler Kultur an, die sich mit den anderen neun oben genannten Digitalisierungspraktiken deckt.

Die Vorteile der HR Digitalisierung

Die Human Resources Digitalisierung, auch als Digitalisierung des Personalwesens bezeichnet, verfolgt einen datengesteuerten, kollaborativen, iterativen Ansatz für HR-Dienstleistungen und -Prozesse mit dem Ziel, die Geschäftsstrategie und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

Sie nutzt Technologien wie Cloud Computing und Talentmanagementsysteme, die sich durch eine einfachere Bereitstellung, automatische Upgrades, weniger technische Herausforderungen und – nach vielen Angaben – eine bessere Automatisierung, nachweisbare Verbesserungen im Personalwesen, Kosteneinsparungen und eine bessere Fähigkeit zur Integration moderner Technologien auszeichnen und so bei der Umsetzung der Human Resources Digitalisierung Szenarien helfen.

Die Human Resources Digitalisierung nutzt Daten und Analysen, um den Fortschritt in jeder Phase des Zyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen zu messen, von der Rekrutierung über das Lernen und die Entwicklung bis hin zur Mitarbeiterbindung und dem Offboarding, um schnell umzuschwenken, wenn eine bestimmte Strategie nicht funktioniert.

Sie nutzt leichtgewichtige Technologien, um den Fokus auf agile Veränderungen zu legen. Human Resources Digitalisierung nutzt soziale Medien, wie z. B. Social Media Recruiting, und bindet soziale Medien gegebenenfalls in Lernstrategien ein. Und sie macht sich die Verbraucherfreundlichkeit von HR zunutze, indem sie die Mitarbeiterentwicklung zu einem wirklich benutzerfreundlichen Erlebnis für die Beschäftigten macht.

Bei der Human Resources Digitalisierung geht es nicht nur darum, die Personalabteilung technologisch zu verändern. Da eines der wichtigsten Ziele der digitalen Personalarbeit darin besteht, einen strategischen Ansatz für die Personalarbeit zu verfolgen, spiegelt sie einen proaktiven Ansatz wider, um alle Funktionen und Ziele der Personalarbeit mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und gemeinsam mit anderen Stakeholdern zu bestimmen, wie dies am besten zu erreichen ist.

Eine digitale Personalverwaltung kann Unternehmen bei der Human Resources Digitalisierung eine Reihe von Vorteilen bringen. Hier sind nur einige davon:

• Human Resources Digitalisierung kann die HR-Prozesse verbessern, indem es mithilfe von Analysen ermittelt, was mit der HR-Strategie übereinstimmt und was nicht.
• Ein agiler Ansatz für HR-Strategien, -Prozesse und -Tools, bei den Projekten schnell eingeführt und wiederholt werden, kann das Risiko eines weit verbreiteten Scheiterns von Strategien und Technologien, die sich nicht leicht ändern lassen, verringern.
• Doppelte Systeme können in einem Portal zusammengeführt werden, z. B. HR- und Weiterentwicklungssysteme.
• Eine „Mobile-First-Strategie“ kann Bewerbern und Arbeitnehmern ein besseres Mitarbeitererlebnis bieten, indem Entwicklungsmöglichkeiten und andere Prozesse einfacher zu nutzen sind, was wiederum das Engagement und die Mitarbeiterbindung verbessert.
• Cloud-basierte Personal- und Talentmanagementsysteme können die Prozesse im gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters straffen, die Kosten senken und die Integration moderner Tools und Technologien, wie z. B. KI, ermöglichen.
• Durch den Einsatz von Design Thinking bei der Einführung von Technologien kann die Personalabteilung sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Tools tatsächlich annehmen. Wo diese nicht funktionieren, kann Design Thinking den Führungskräften und Fachleuten helfen, den Kurs schnell zu ändern.

Wie fängt man mit der Human Resources Digitalisierung an?

Das ist eine Frage, die einen eigenen Beitrag rechtfertigt. Mach die Dinge nicht zu kompliziert. Fang bei der Human Resources Digitalisierung damit an, einfache Fragen zu stellen wie: „Welche Bereiche unserer HR-Prozesse könnten eine digitale Umgestaltung vertragen? Das könnten Bereiche sein wie die Personalbeschaffung, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung, Gehaltsabrechnung usw.

Frag sowohl die Beschäftigten als auch die Mitglieder der Führungsebene, welche Bereiche ihrer Meinung nach eher früher als später digitalisiert werden sollten.

Daraus wird sich eine lange Liste von Ideen ergeben.

Als Nächstes musst du bei der Umsetzung der Human Resources Digitalisierung diese Ideen anhand von zwei Kriterien priorisieren: Wirkung und Aufwand. Bei der Auswirkung geht es um die geschäftlichen Auswirkungen der Digitalisierung der Ideen. Der Aufwand bezieht sich auf die Zeit und das Geld, die für die Human Resources Digitalisierung der Ideen benötigt werden.

Diese Matrix wird dein Ausgangspunkt sein: Beginne mit den Ideen, die einen hohen Einfluss und einen geringen Aufwand haben. Sie werden dir dabei helfen, den Business Case für die Human Resources Digitalisierung zu entwickeln und dich schnell voranzubringen.

Im einzelnen bedeutet das folgende Schritte zu befolgen, um von den Vorteilen der Human Resources Digitalisierung zu profitieren:

• Setze dir ein klares Ziel: Projekte auf der persönlichen oder betrieblichen Ebene brauchen ein Ziel, um erfolgreich zu sein. Da die Human Resources Digitalisierung ein bedeutender Prozess ist, sollten die Ziele und Aktionspläne die Phasen und Bereiche der zu digitalisierenden Bereiche beinhalten, sei es in der Struktur zur Suche nach geeigneten Bewerbern für das Unternehmen oder auch in der Datenerfassung der derzeitigen Mitarbeiter.
• Beteilige die Mitarbeiter: Du solltest deine Mitarbeiter mit einbeziehen, denn die Digitalisierung des Personalwesens kommt ihnen zugute. So sind alle begeistert und haben das Gefühl, dass sie ein wichtiger Teil des Unternehmens sind. Alle sollten Partner bei dieser Umstellung sein, um ein ideales Ergebnis für alle Abteilungen zu erzielen, unabhängig von ihrer Position.
• Entwickle dein Team: Es geht nicht darum, Geräte und Software zu kaufen, um das Personalwesen oder eine andere Abteilung zu digitalisieren. Du solltest auch deine Mitarbeiter fördern und ihnen alle digitalen Fähigkeiten beibringen, die nötig sind, um diesen Prozess für die Betriebsorganisation effektiv zu gestalten. Durch den Erwerb dieser Fähigkeiten fühlen sich die Mitarbeiter durch die Entwicklung des Unternehmens zugehörig. Dann können sie engagierter, effizienter und motivierter arbeiten.
• Entwickle ein starke Organisationskultur: Es reicht nicht aus, neben der Digitalisierung der Humanressourcen auch die Leistung und Funktionsweise der Einrichtung zu verbessern, sondern sie muss Teil der gesamten Unternehmenskultur auf allen Ebenen sein. Schließlich werden die Beschäftigten sie nutzen, denn die Digitalisierung ist allgemeine Unternehmenskultur. Je mehr die Unternehmenskultur digitalisiert ist, desto mehr wird sie zu einem festen Bestandteil des Mechanismus.
• Suche nach neuen Ideen: Die Suche nach neuen Ideen ist ein wesentlicher Bestandteil der Human Resources Digitalisierung.

Es ist eine Herausforderung, die Mitarbeiter in diesen Prozess einzubinden. Aber es wird die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich mit neuen, einzigartigen Ideen zu beteiligen, die die Entwicklung in allen Abteilungen maßgeblich beeinflussen. Die tatsächliche Nutzung dieses Prozesses muss sich also durch einzigartige Ideen auszeichnen, die sich positiv auf Details auswirken.

• Leistungswerte: Du musst immer Haltepunkte identifizieren und den Prozess und die aktuellen Ergebnisse bewerten, auch wenn sich dadurch die endgültige Prozesszeit verlängert. Vor allem, wenn es sich um eine Qualitätsveränderung in der Größenordnung der Human Resources Digitalisierung handelt, die das Fundament eines Unternehmens bilden, muss sie in richtigen und durchdachten Schritten entwickelt werden, nicht nur für die Entwicklung an sich.
• Entwickle dich weiter: Entwickeln heißt aber auch, mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Die Bewahrung der Errungenschaften ist ein Teil dieses Prozesses. Außerdem müssen die Mitarbeiter durch Personalschulungen auf dem Laufenden gehalten werden, um ihr Wissen über moderne Personaltechniken zu erweitern. Behalte im Hinterkopf, dass Entwicklung und Nachhaltigkeit sich positiv auf alle Abteilungen und Geschäftsbereiche des Unternehmens auswirken werden.

Die Quintessenz der Human Resources Digitalisierung

Du musst wissen, dass die Human Resources Digitalisierung im Besonderen oder des Unternehmens im Allgemeinen keine Wahl mehr ist, sondern eine dringende Notwendigkeit, um dein Unternehmen und deine Personalstrategie zu verbessern und sicherzustellen, dass du in der sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt bestehen kannst.

Die Einführung digitaler Lösungen für die Human Resources Digitalisierung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie viele Vorteile bieten, indem sie überflüssige und wiederholte Aufgaben reduzieren, das Fehlerrisiko senken und Raum für wichtige Aufgaben schaffen, auf die sich die Personalabteilung konzentrieren kann. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass es schwierig ist, die Human Resources Digitalisierung umzusetzen, aber die oben genannten Möglichkeiten können eine niedrige Einstiegshürde darstellen.

Antworten zu häufig gestellten Fragen bei der Human Resources Digitalisierung