IT Asset Management (ITAM) – Mit Kennzahlen Leistung und Erfolg messen

IT Asset Management (ITAM) ist eine so umfassende und detaillierte IT-Verwaltung und Governance, Risiko und Compliance (GRC) Funktion, dass Ihr Unternehmen über einige geeignete ITAM-Metriken verfügen muss, um auf Kurs zu bleiben.

Eine gute ITAM-Fähigkeit kann den Unterschied zwischen erheblichen Kosteneinsparungen im Vergleich zu Audits und Vergleichskosten ausmachen. Es liegt also im Interesse aller, dass die ITAM-Aktivitäten und -Ergebnisse auf Kurs bleiben.

IT Asset Management (ITAM) Metriken

In diesem Artikel möchte wir einen Blick auf einige der wichtigsten zu messenden Faktoren, d.h. zweckmäßige Metriken, werfen, wenn wir den allgemeinen Zustand Ihrer ITAM-Fähigkeiten betrachten.

Hardware IT Asset Management (ITAM) Metriken

Wenn Sie ITAM auf Unternehmensebene betreiben, ist es wichtig, daran zu denken, sowohl Hardware-Assets als auch Software-Lizenzen zu überwachen. Allzu oft kann die Hardware-Seite der Entwicklung nur vernachlässigt werden, wenn die Kosten steigen und dann, zum Jahresende hin, die Fragen nach den steigenden IT-Assetkosten gestellt werden.

Hier sind einige geeignete ITAM-Metriken, die Ihnen helfen werden, Ihr ITAM-System auf Kurs zu halten:

  • Die durchschnittlichen Kosten eines Arbeitsplatzes – und wie sieht Ihr Standard-PC aus? Ist es ein Desktop? Einen Laptop?
  • Die durchschnittlichen Kosten für Serverhardware – und wie sieht Ihr Rechenzentrum aus? Rein WinTel? Was ist mit Linux oder anderen OS-basierten Servern?
  • Die durchschnittlichen Kosten der Core-Netzwerkhardware – und, wie sieht Ihr Core-Netzwerk aus? Netzwerkdienste ist ein Bereich, mit dem viele Unternehmen in Bezug auf technische Probleme haben, also wird Ihre Netzwerkausrüstung in Übereinstimmung mit den Best-Practice-Verfahren der Branche gewartet?

Software IT Asset Management (ITAM) Metriken

Wenn Sie softwarebezogene Kennzahlen in Ihre ITAM-Funktionen integrieren, beginnen Sie immer so, als würden Sie morgen (von einem Softwareanbieter) auditiert. Frag Sie sich selbst: Was sind die wichtigsten Punkte, die mich die Auditoren fragen würden?

Softwarebezogene ITAM-Messungen, die zu berücksichtigen sind, könnten Folgendes beinhalten:

  • Die Gesamtzahl der Software Assets, um Ihnen die Größenordnung der Software Umgebung zu geben.
  • Die Gesamtzahl der Lizenzen, die benötigt wird, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Anzahl von Lizenzen für Ihre Produktivumgebung zur Verfügung haben.
  • Die Gesamtinstanzen der installierten Software – damit Sie sich auf Audits vorbereiten können. Auditoren werden immer darum bitten, Nachweise über Softwareinstallationen von Software im Vergleich zu erworbenen Lizenzen zu sehen.
  • Die Gesamtzahl der verfügbaren Lizenzen – haben Sie genügend Lizenzen, um die Nachfrage zu decken?
  • Das Verhältnis von verwendeter zu erworbener Lizenz – gibt es einen Schwellenwertalarm, so dass bei Annäherung an das Limit die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden können?

Die durchschnittliche Anzahl der verschiedenen Versionen, die von jeder Anwendung bereitgestellt werden. Nicht alle Lizenzen decken alle Softwareversionen ab, also stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Lizenzierung verfügen, um Ihren Verpflichtungen gegenüber dem Softwarehersteller nachzukommen.

Operative IT Asset Management (ITAM) Metriken

Zusätzlich zu den rein hardware- und softwaregesteuerten Kennzahlen benötigt Ihr Unternehmen auch einige Operationsberichte, um alles unter Kontrolle zu halten.

Beispiele für operative Kennzahlen sind:

  • Der Prozentsatz der aktiven Geräte, für die der aktuelle Hard- und Softwarebestand verfügbar und im Einsatz ist, d.h. welcher Prozentsatz Ihrer Umgebung ist live und unter der Kontrolle von ITAM?
  • Der Prozentsatz der im Netzwerk gefundenen Geräte, die nicht als bekannte Vermögenswerte erkannt werden – es ist wichtig, sie beim Risikomanagement zu messen. Wie werden Sie dann diese Positionen verwalten?
  • Der Prozentsatz der im Netzwerk gefundenen aktiven Geräte, die einen inaktiven Status haben, z.B. Anlagen, die ausgemustert wurden und/oder zur Veräußerung anstehen.
  • Der Prozentsatz der Vermögenswerte ohne erfassten Standort oder Eigentümer – Sie müssen eine Aufgabe oder einen Prozessschritt auslösen, der das Asset untersucht und/oder diese Vermögenswerte neu einsetzen.

Die Anzahl der Assets, die Personen zugewiesen werden, die das Unternehmen verlassen haben – so können sie gesammelt (falls erforderlich) und effektiv eingesetzt werden. Überprüfen Sie auch, ob es einen IT-Servicedesk-Prozess für den Umgang mit Mitarbeitern gibt, so dass es keine Doppelarbeit gibt, damit Assets verschwinden können!

IT Asset Management (ITAM) in der Cloud

Best Practice ITAM-Metriken müssen über das „Physische“ hinausgehen.
Bei ITAM geht es nicht nur um die Verwaltung von Hardware- und Softwarebeständen. Es geht auch um Assets in der Cloud und virtualisierte Umgebungen – es geht letztlich um alle Bausteine Ihrer IT-Landschaft. Und natürlich gibt es die Kostenseite dessen, was IT-Ressourcen kosten und wie diese optimiert werden können.

Wenn Sie sich mit der Verwaltung von ITAM-Effizienzen befassen, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Abschreibungssätze für Vermögenswerte und deren Entwicklung im Zeitablauf.
  • Die Total Cost of Ownership (TCO).
  • Die von Drittpartnern verwalteten Assets – bitte stellen Sie sicher, dass Sie einen Prozess haben, wie die Lizenzierung verwaltet wird und wie Sie mit Ausnahmen umgehen. Denken Sie daran, dass selbst wenn Sie einen Aspekt Ihrer IT-Services auslagern, Ihre Verantwortung für die Lizenzkonformität nicht aufgehoben wird.
  • Behalten Sie nicht autorisierte oder unternehmensfremde IT-Ressourcen im Auge – mit Ihrem eigenen Endgerät (BYOD) und Schatten-IT ist es schwieriger denn je, die Kontrolle über Ihr IT-Equipment zu behalten. Durch die Möglichkeit, Ausnahmen oder unternehmensfremde Assets zu markieren, können Sie untersuchen und entweder Zugang gewähren oder die Person benachrichtigen, warum diese Assets nicht sicher in Ihrer Umgebung verwendet werden können.
  • Die Assets sind mit Störfällen und Problemstellungen verknüpft, so dass Sie anderen Teams helfen können, den allgemeinen Zustand Ihrer Infrastruktur zu verstehen.
  • Audit-Historie – sowohl die Ergebnisse als auch die in der Vergangenheit gezahlten Bußgelder, um Ihnen eine bessere Vorstellung vom Risikoniveau zu geben.
  • Das Nutzungsniveau für Cloud Services, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS) – um festzustellen, ob diese Nutzung die monatlichen Kosten ausmacht.
  • Der Prozentsatz der virtuellen Maschinen auf Ihrem Standort sowie die Eigentumsverhältnisse.
  • Der Prozentsatz der virtuellen Maschinen, für die physische Hostinformationen nicht bekannt sind.
  • Der Prozentsatz der Geräte, die von Ihrem ITAM-Tool abgedeckt werden – und wie werden Sie Ausnahmen verwalten? Sind manuelle Kontrollen ausreichend?
  • Der Prozentsatz der neuen Softwareinstallationen, der über den Service Desk über die Auftragsabwicklung erfolgt, so dass Sie sicherstellen können, dass die Anfragen über die entsprechenden Kanäle laufen.

Durch die Anwendung geeigneter Messungen (und Metriken) auf Ihre ITAM-Fähigkeiten sollte Ihr Unternehmen auf einen Blick sehen können, was gut läuft und was verbessert werden muss – was zu mehr Effizienz und Möglichkeiten der kontinuierlichen Serviceverbesserung (KVP) führt.

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